Yazı İşleri, Veri Yönetimi ve Raporlama Daire Başkanlığı

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

a) Rektörlük ve Genel Sekreterlik yazışmalarını yürütmek; gelen – giden evrakların, kayıt, koruma, muhafaza ve arşivlemesini sağlamak,
b) Senato/ Üniversite Yönetim Kurulu (ÜYK) ve Mütevelli Heyet kararlarının yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak,
c) Dış ve İç posta hizmet alanlarında her türlü posta, yazı ve belgenin kayıtlarını düzenli ve günlük tutarak gereken emniyet ve güvenliği sağlamak, Genel Sekreterlik e-posta duyuru işlemlerini yapmak,
d) Kurum yazışmalarının elektronik ortamda yürütülmesine yönelik olarak yetki, sorumluluk, iş akışı ve evrak süreçlerinin tanımlanması, standartlaşması ve evrak akışının etkili hale getirilmesini sağlayacak çalışmaları yürütmek,
e) Form tasarım ve uygulama süreçlerinin geliştirilmesi ve İstatistik işlemlerine yönelik raporlama sistematiğinin oluşturmak, elektronik bilgi sistemini aktif hale getirilecek ön çalışmaları yapmak,
f) Üniversite akademik ve idari Organizasyon şemasının periyodik olarak güncellemesini yaparak, web sayfasında da düzeltilmesini sağlamak,
g) YÖK tarafından veya kurum tarafından onaylanan yönetmeliklerin mevzuata uygun hale getirilmesi ve Resmi Gazete’ de yayımlanmak üzere Başbakanlığa gönderilme işlemlerini yürütmek,
h) Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın onayına sunulması gereken Fakülte, Yüksekokul, Program, Bölüm ve Merkez açılışlarının yazışmalarını yapmak
i) YÖK ve YÖDAK’ a gönderilmek üzere gelen program öneri dosyalarının kontrolü ve düzeltilmesini sağlayarak yazışmalarını yapmak,
j) Birimlere ilişkin değişikliklerin YÖKSİS veri tabanına işlemek,
k) YÖK ve YÖDAK’ ın bildirdiği standartlaştırılan süreçlerin kontrolünü sağlamak ve gerekli düzenlemeleri ilgili birimlere iletmek,
l) Yönetimin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek iç ve dış faktörlerin veriler doğrultusunda inceleyerek sonuçlar hakkında üst yönetime bilgi vermek,
m) Denetim Raporu, Faaliyet Raporu ve diğer raporların hazırlanmasına yönelik, istatistikî kayıt ve kontrol işlemlerini yapmak,
n) Akademik ve idari yönetim, kurul ve komisyonlarda görev alan personelin görev sürelerini takip ederek değişikliklerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
o) Birimlerde yer alan süreçlerin tanımlanması, iş akış şemalarının oluşturulması, iç kontrol mekanizmalarının oluşturulması ve işletilmesi konusunda rehberlik yapmak,
p) Veri tabanına ve Süreçlere ilişkin olası ilişkilerin belirlemesi ve analiz edilmesini sağlayarak veri sistematiğinin oluşturulmasını sağlamak,
q) Rektörlük ve Genel Sekreterliğin sorumluluğunda yer alan temel süreçleri tanımlayarak, süreç geliştirme çalışmalarını yürütmek,
r) Üniversitede yer alan program ve onayların YÖKSİS’ e işlenmesinin takibi ve düzeltmesi işlemlerini gerçekleştirmek,
s) Gerektiğinde ve periyodik olarak üst birim amirlerine, birimlerin iş ve hizmet akışları hakkında bilgi veya rapor vermek,
t) Üst Yönetimin verdiği diğer görevleri yürütmektir.
Bağlı Olduğu Üst Birim: Genel Sekreterlik